Transparenz in der Lohnabrechnung: Wie sich versteckte Kosten summieren können

Die Lohnabrechnung ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens und spielt eine entscheidende Rolle für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden sowie die Effizienz der internen Prozesse. Doch hinter den Kulissen lauern oft versteckte Kosten, die sich schnell zu einer erheblichen finanziellen Belastung summieren können. Ob intern oder extern – die Wahl der richtigen Lohnbuchhaltungslösung ist nicht nur eine Frage des Aufwands, sondern auch der Kostenkontrolle. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie vielschichtige Gebührenstrukturen entstehen, welche Kostenfallen häufig übersehen werden und wie Unternehmen durch transparente Preismodelle langfristig profitieren können.

Lohnabrechnung intern oder extern? Die erste große Frage für Unternehmen

Bei der Entscheidung, ob die Lohnbuchhaltung intern oder extern durchgeführt wird, stehen Unternehmen oft vor einer wichtigen Weichenstellung: Während die interne Lohnabrechnung oft zusätzlichen personellen Aufwand erfordert, kann die Auslagerung an externe Dienstleister eine praktische und professionelle Alternative darstellen. Doch auch bei der externen Abwicklung gilt es, die Kosten genau zu betrachten, denn diese können sich schnell zu einem unübersichtlichen Gebilde aus verschiedenen Gebühren und Pauschalen entwickeln.

Vielschichtige Kostenstrukturen bei Lohnbuchhaltungsanbietern und Steuerberater:innen

Viele Lohnbuchhaltungsdienstleister und Steuerberater:innen bieten ihre Leistungen in Form von Paketen an, die auf den ersten Blick günstig erscheinen. Allerdings verstecken sich hinter vielen Angeboten zahlreiche Zusatzkosten, die das Budget erheblich belasten können. Im Folgenden zeigen wir die üblichen Kostenpositionen auf und welche Preisspannen dabei häufig auftreten:

• Grundpreise pro Mitarbeiter:in:
  
  • Basispreis für die Abrechnung liegt zwischen 15-30€ pro Mitarbeiter:in und Monat.
  • Dieser Preis deckt jedoch nur die Grundabrechnung und keine zusätzlichen Services.
• Ersteinrichtungsgebühr:
  
  • Für die erstmalige Einrichtung des Lohnabrechnungssystems fallen einmalig 100-500€ an, je nach Komplexität des Unternehmens und dem bereits vorhandenen Datenstand.
• An- und Abmeldung von Mitarbeitenden:
  
  • Jede Änderung im Mitarbeiter:innenbestand (Anstellung oder Abmeldung) kostet zwischen 15-30€ zusätzlich.
• Ausstellen von Bescheinigungen:
  
  • Nebenverdienstbescheinigungen, Verdienstbescheinigung für die Familienkasse und andere Dokumente werden oft separat mit 10-20€ pro Bescheinigung berechnet.
• Jahresmeldungen und Jahresabschlusskosten:
  
  • Jahresmeldungen schlagen mit zusätzlichen 50-150€ jährlich zu Buche.
  • Der Jahresabschluss kostet, je nach Umfang, bis zu 200-500€.
• Servicegebühren für zusätzlichen Austausch:
  
  • Häufig verlangen Dienstleister eine Kommunikationspauschale von 30-50€ pro Stunde oder eine monatliche Pauschale, falls mehr Austausch notwendig ist.
• Lizenzgebühren für Software und Zusatzfeatures:
  
  • Zusatzkosten für Softwarelösungen wie digitale Personalakten oder DATEV-Anbindungen liegen zwischen 5-15€ pro Mitarbeiter:in/Monat.
  • Komplexere HR-Tools können sogar bis zu 50€ monatlich pro Unternehmen betragen.
• Verpflichtende Mindestanzahl an Mitarbeitenden:
  
  • Viele Anbieter setzen eine Mindestanzahl an Mitarbeitenden voraus, was kleinere Unternehmen ausschließen oder mit hohen Festkosten belasten kann.

Beispielhafter Preisvergleich

Ein mittelständisches Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden, das folgende Leistungen benötigt:

1. Monatliche Lohnabrechnung pro Mitarbeiter:in: 10 Mitarbeitende * 15€ (durchschnittlich) = 150€ pro Monat
2. Ersteinrichtungsgebühr: Einmalig 200€
3. An- und Abmeldung von Mitarbeitenden: Durchschnittlich 3 Änderungen im Jahr * 20€ = 60€ jährlich
4. Ausstellen von Bescheinigungen: 5 Bescheinigungen im Jahr * 15€ = 75€ jährlich
5. Jahresmeldungen: Einmalig 100€ jährlich
6. Zusätzliche Servicegebühren (für Austausch): 2 Stunden/Monat * 40€ = 80€ monatlich
7. Lizenzgebühren für Zusatzfeatures: 10 Mitarbeitende * 10€ = 100€ monatlich

Gesamtkosten für den/die externen Lohnbuchhalter:in:

• Monatlich: 150€ (Lohnabrechnung) + 80€ (Servicegebühren) + 100€ (Lizenzgebühren) = 380€
• Jährlich: 380€ * 12 Monate + 200€ (Ersteinrichtung) + 60€ (An-/Abmeldungen) + 75€ (Bescheinigungen) + 100€ (Jahresmeldungen) = 5.045€

Kosten mit cleverlohn:

• 10 Mitarbeitende * 15€ pro Abrechnung/Monat = 150€ monatlich
• Jährlich: 150€ * 12 Monate = 1.800€

Ergebnis: Durch die pauschale 15€-Preisstruktur von cleverlohn spart das Unternehmen 3.245€ pro Jahr, ohne zusätzliche Gebühren für An- und Abmeldungen, Bescheinigungen oder Serviceanfragen.

Die Lösung: Einfache und planbare Kosten bei cleverlohn

Bei cleverlohn haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, eine einfache und planbare Lösung für die Lohnbuchhaltung zu entwickeln. Wir bieten einen pauschalen Preis von 15€ pro Mitarbeiter:in pro Monat. In unserem Preis sind alle* Leistungen enthalten: von der Ersteinrichtung über die An- und Abmeldung von Mitarbeitenden bis hin zur Ausstellung von Bescheinigungen und dem Erstellen von Jahresmeldungen. Unsere Mandant:innen profitieren zudem von einem/r persönlichen Ansprechpartner:in für alle Fragen rund um die Lohnbuchhaltung.

Durch unser transparentes Preismodell können Unternehmen jederzeit genau nachvollziehen, welche Kosten auf sie zukommen. So behalten sie die volle Kontrolle über ihre Ausgaben und müssen sich keine Sorgen über plötzlich auftretende Zusatzgebühren machen.

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