Die Sozial- und Rentenversicherungsnummer: Wichtige Informationen für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen

Die Sozial- bzw. Rentenversicherungsnummer ist ein zentrales Element des deutschen Sozialversicherungssystems. Sie dient der eindeutigen Identifikation von Versicherten und spielt eine entscheidende Rolle in der Lohnbuchhaltung. In diesem Beitrag erläutern wir, was die Sozialversicherungsnummer ist, welche gesetzlichen Regelungen bestehen, warum sie für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen wichtig ist und wie der elektronische Abruf die Verwaltung erleichtert.

Was ist die Sozial- und Rentenversicherungsnummer?

Die Sozialversicherungsnummer, auch als Rentenversicherungsnummer bekannt, wurde 1964 eingeführt. Sie ist das eindeutige Identifikationsmerkmal jeder Person in der gesetzlichen Rentenversicherung. Die Nummer begleitet die versicherte Person ein Leben lang und wird nicht nur für Rentenzwecke, sondern auch in anderen Bereichen der sozialen Sicherung verwendet, wie z.B. bei der Sozialhilfe oder der Grundsicherung für Arbeitsuchende.

Die Nummer setzt sich aus mehreren Teilen zusammen:

1. Bereichsnummer des Rentenversicherungsträgers (Stelle 1-2): Diese Nummer variiert regional.
2. Geburtsdatum (Stelle 3-8): Es wird in der Nummer kodiert.
3. Anfangsbuchstabe des Geburtsnamens (Stelle 9): Der erste Buchstabe des Geburtsnamens wird integriert.
4. Seriennummer (Stelle 10-11): Sie enthält auch Informationen über das Geschlecht der versicherten Person.
5. Prüfziffer (Stelle 12): Dient zur Verifizierung der Richtigkeit der Nummer.

Warum ist die Sozialversicherungsnummer für Arbeitgeber:innen wichtig?

Arbeitgeber:innen benötigen die Sozialversicherungsnummer ihrer Mitarbeitenden für die Meldungen zur Sozialversicherung, insbesondere im Rahmen der DEÜV-Meldung (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). Diese Meldung ist notwendig, um neue Arbeitnehmer:innen korrekt bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden. Ohne die Sozialversicherungsnummer kann keine vollständige Meldung erfolgen, was zu Verzögerungen in den Abrechnungen oder fehlerhaften Meldungen führen kann.

Die Sozialversicherungsnummer stellt zudem sicher, dass die Rentenversicherungsbeiträge korrekt der jeweiligen Person zugeordnet werden und alle anderen relevanten Daten, wie dem richtigen Geburtsdatum, problemlos verarbeitet werden können. Fehlerhafte oder doppelt vergebene Sozialversicherungsnummern können zu administrativen Problemen führen und sollten umgehend korrigiert werden.

Elektronischer Abruf der Sozialversicherungsnummer

Seit dem 1. Juli 2016 haben Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, die Sozialversicherungsnummer ihrer Angestellten elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) abzurufen. Dieser Prozess wurde eingeführt, um die manuelle Erfassung zu ersetzen und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Früher mussten Arbeitnehmer:innen ihre Sozialversicherungsnummer oft auf Papier nachweisen, doch diese Vorlagepflicht entfällt heute.

Gesetzliche Regelungen zur Sozialversicherungsnummer

Die Vergabe und Verwaltung der Sozialversicherungsnummer ist im Sozialgesetzbuch (SGB) VI § 147 festgelegt. Ab dem 1. Januar 2023 wurden die gesetzlichen Regelungen erweitert, um den Vergabeprozess und die Korrektur fehlerhafter Nummern zu verbessern. Diese Maßnahmen sollen sicherstellen, dass jede versicherte Person eine eindeutige und korrekte Nummer erhält, um Verwechslungen und administrative Probleme zu vermeiden.

Warum wurde der elektronische Abruf eingeführt?

Bevor der elektronische Abruf der Versicherungsnummer verpflichtend wurde, konnten Arbeitgeber:innen die Nummer bereits freiwillig abrufen. Allerdings zeigte sich, dass diese Möglichkeit nur wenig genutzt wurde. Laut statistischen Angaben wurden im Jahr 2022 von 19 Millionen DEÜV-Anmeldungen lediglich 1,6 Millionen Versicherungsnummern elektronisch abgefragt. Das führte dazu, dass viele Anmeldungen fehlerhafte oder unvollständige Daten enthielten, was zusätzliche Korrekturmaßnahmen erforderte.

Der elektronische Abruf wurde also eingeführt, um:

• Fehlerhafte Eingaben zu minimieren: Ein manueller Eintrag von Versicherungsnummern birgt ein höheres Risiko für Tippfehler und andere Ungenauigkeiten.
• Verwaltungsaufwand zu reduzieren: Durch die automatisierte Abfrage werden sowohl Arbeitgeber:innen als auch die Rentenversicherungsträger:innen entlastet.
• Effizienz zu steigern: Der Prozess wird schneller und zuverlässiger, was gerade bei der Einstellung neuer Mitarbeiter einen reibungslosen Ablauf sicherstellt.

Wie funktioniert der elektronische Abruf der Versicherungsnummer?

Der Abruf erfolgt über zwei mögliche Wege:

1. Entgeltabrechnungsprogramme: Die meisten Arbeitgeber:innen nutzen heute spezialisierte Softwarelösungen für die Lohnabrechnung, die den Abruf der Sozialversicherungsnummer nahtlos in den Prozess der Lohnbuchhaltung integrieren.
2. SV-Meldeportal: Alternativ können Arbeitgeber:innen über das SV-Meldeportal den Abruf durchführen.

Bevor eine DEÜV-Meldung erstellt werden kann, überprüft der/die Arbeitgeber:in die Daten seiner Mitarbeitenden und ruft die Rentenversicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) ab. Im Idealfall dauert der Prozess in der Regel nur wenige Minuten. Sollte keine Versicherungsnummer vorliegen, wird automatisch der Antrag zur Vergabe einer neuen Nummer gestellt. Dabei sind Angaben wie Geburtsname, Geburtsort und Geburtsland zwingend erforderlich.

Keine Vorlagepflicht mehr für den Sozialversicherungsausweis

Vor der Einführung des elektronischen Abrufs mussten Arbeitnehmer:innen beim Antritt einer neuen Stelle oft ihren Sozialversicherungsausweis als Nachweis ihrer Versicherungsnummer vorlegen. Dieser Papierkram ist dank des elektronischen Abrufverfahrens heute nicht mehr notwendig. Arbeitgeber:innen können die Nummer direkt bei der Rentenversicherung abfragen, was den Einstellungsprozess sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen erheblich vereinfacht.