Neugründung: So gelingt dir die korrekte Lohnbuchhaltung mit cleverlohn

Als Gründer:in bist du mit unzähligen Aufgaben konfrontiert. Die korrekte Lohnbuchhaltung ist dabei ein essenzieller, aber oft unterschätzter Aspekt. Ein externer Lohnabrechnungsanbieter wie cleverlohn kann dir hier viel Arbeit abnehmen. Damit der Prozess reibungslos funktioniert, gibt es jedoch einiges zu beachten. Dieser Beitrag gibt dir eine detaillierte Checkliste an die Hand.

Unabdingbare Voraussetzungen für den Start

Bevor du mit cleverlohn durchstarten kannst, gibt es einige grundlegende Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Diese bilden das Fundament für eine korrekte und gesetzeskonforme Lohnabrechnung.

• Betriebsgenossenschaft: Die Berufsgenossenschaften vergeben eine eigene Unternehmensnummer, die zur Identifizierung des bei ihnen versicherten Unternehmens dient. Diese Nummer ist relevant für die Korrespondenz und Verwaltung der Versicherung bei der jeweiligen BG. Ohne diese Unternehmensnummer erhält man keine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit. Auch für cleverlohn ist diese Nummer essenziell, da das Unternehmen sonst nicht im Lohnverrechnungsprogramm angelegt werden kann.
• Betriebsnummer: Diese Nummer ist dein Schlüssel zur Sozialversicherung. Du beantragst sie bei der Bundesagentur für Arbeit und sie ist zwingend erforderlich, um deine Mitarbeitenden bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden.
• Steuerliche Identifikation: Hier benötigst du zwei Dinge:
  
  • Deine Steuernummer vom Finanzamt, die für dein Unternehmen vergeben wird.
  • Eventuell eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist.

Sammle alle relevanten Mitarbeiter:innendaten

Die korrekte Erfassung der Mitarbeiter:innendaten ist das A und O für eine fehlerfreie Lohnabrechnung. Sorgfältigkeit ist hier oberstes Gebot, um spätere Probleme zu vermeiden.

Für jeden deiner Mitarbeitenden benötigst du:

• Vollständigen Namen und die aktuelle Adresse.
• Das Geburtsdatum, um Altersgrenzen und spezielle Regelungen berücksichtigen zu können.
• Die Sozialversicherungsnummer, unerlässlich für die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge.
• Die Steuer-Identifikationsnummer, die für die Lohnsteuerberechnung benötigt wird.
• Die Bankverbindung des Mitarbeitenden, damit das Gehalt pünktlich und korrekt überwiesen werden kann.
• Die Steuerklasse und gegebenenfalls vorhandene Kinderfreibeträge, die sich auf die Lohnsteuer auswirken.
• Die Krankenkassenzugehörigkeit, wichtig für die Meldung und Abführung der Krankenversicherungsbeiträge.

Arbeitsverträge und eine lückenlose Dokumentation

Ein klar definierter Arbeitsvertrag schützt sowohl dich als Arbeitgeber:in als auch deine Mitarbeitenden. Er bildet die Grundlage für ein faires und transparentes Arbeitsverhältnis.

• Arbeitsverträge erstellen: Achte darauf, dass jeder Mitarbeitende einen schriftlichen Arbeitsvertrag hat, der folgende Punkte detailliert regelt:
  
  • Die Arbeitszeit und den Arbeitsort.
  • Das vereinbarte Gehalt und eventuelle Zusatzleistungen wie Boni oder Zulagen.
  • Den Urlaubsanspruch, der sich nach Gesetz oder individueller Vereinbarung richtet.
  • Die Kündigungsfristen, die sowohl für dich als Arbeitgeber:in als auch für den Mitarbeitenden gelten.
• Arbeitszeiterfassung: cleverlohn bietet hier integrierte Lösungen an, die dir die Arbeit erleichtern. Eine genaue Arbeitszeiterfassung ist nicht nur für die Lohnabrechnung wichtig, sondern auch zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Anmeldungen und Registrierungen sind Pflicht

Bevor du mit der eigentlichen Lohnabrechnung beginnen kannst, musst du einige formale Anmeldungen und Registrierungen vornehmen.

• Melde deine Mitarbeitenden bei der zuständigen Krankenkasse an. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und dient der Sicherstellung des Krankenversicherungsschutzes.
• Registriere dein Unternehmen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft. Die Berufsgenossenschaft ist Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.
• Melde dich beim Finanzamt für die Lohnsteuer an. Dies ist erforderlich, damit du die Lohnsteuer korrekt abführen kannst.

Die Einrichtung in cleverlohn Schritt für Schritt

Nachdem du alle Vorbereitungen getroffen hast, geht es an die Einrichtung in cleverlohn. Hier legst du den Grundstein für eine reibungslose Lohnabrechnung.

• Unternehmensprofil anlegen: Richte dein Unternehmensprofil in cleverlohn ein. Gib alle relevanten Firmendaten an und hinterlege deine Bankverbindung für SEPA-Lastschriften.
• Mitarbeitende einrichten: Lege für jeden Mitarbeitenden ein eigenes Profil in cleverlohn an. Lade deine Mitarbeitenden ein, ihre persönlichen Daten selbst zu vervollständigen, um Fehler zu vermeiden.
• Lohnarten definieren: Definiere die verschiedenen Lohnarten (Grundgehalt, Zulagen, Zuschläge usw.). Stelle sicher, dass alle tariflichen oder betrieblichen Vereinbarungen berücksichtigt werden.

Laufende Aufgaben im Blick behalten

Auch nach der initialen Einrichtung gibt es laufende Aufgaben, die du im Auge behalten musst, um eine korrekte Lohnbuchhaltung zu gewährleisten.

• Monatliche Lohnabrechnung: Achte darauf, dass deine Mitarbeitenden regelmäßig die Arbeitszeiten und Abwesenheiten erfassen. Überprüfe und genehmige die Abrechnungen vor der finalen Verarbeitung.
• Gehaltszahlung: Nutze die von cleverlohn bereitgestellten Überweisungsdaten, um die Gehälter pünktlich und korrekt zu überweisen.

Besondere Aufmerksamkeit auf Details

Gerade bei der Lohnbuchhaltung kommt es auf die Details an. Achte auf folgende Punkte, um Fehler und mögliche rechtliche Konsequenzen zu vermeiden:

• Korrekte Abrechnung: Achte auf die richtige Berechnung von Überstunden, Urlaub und Sonderzahlungen.
• Steuer- und Sozialversicherungsabzüge: Stelle sicher, dass alle Abzüge korrekt vorgenommen werden und den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen.
• Dokumentation: Führe eine genaue Dokumentation über Arbeitszeiten, Urlaubstage und sonstige relevante Informationen.
• Gesetzliche Fristen: Halte dich an alle vorgeschriebenen Fristen für Meldungen und Zahlungen.

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