Betriebsprüfung steht an? So bist du bestens vorbereitet
Für viele Unternehmen ist die Nachricht von einer bevorstehenden Betriebsprüfung zunächst mit Unsicherheit verbunden. Doch mit der richtigen Vorbereitung kann eine solche Prüfung reibungslos verlaufen und sogar als Chance genutzt werden, die internen Prozesse zu optimieren. In diesem Beitrag erfährst du, was bei einer Betriebsprüfung auf dich zukommt und wie du dich optimal darauf vorbereiten kannst.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Die Betriebsprüfung – auch Außenprüfung genannt – ist eine Überprüfung durch das Finanzamt, bei der die steuerlichen Angaben eines Unternehmens auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Ziel ist es sicherzustellen, dass die Steuern korrekt berechnet und abgeführt wurden.
Die Prüfung kann verschiedene Bereiche betreffen, darunter:
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz
- Umsatzsteuer, Lohnsteuer und Gewerbesteuer
- Ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation
Eine Betriebsprüfung kann aber auch von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt werden. Bei dieser Überprüfung werden die Angaben eines Unternehmens zur Sozialversicherung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Sozialversicherungsbeiträge korrekt berechnet und abgeführt wurden.
Die Prüfung kann verschiedene Bereiche betreffen, darunter:
- Entgeltabrechnungen und Lohnunterlagen
- Beitragsmeldungen und Beitragsnachweise
- Finanzbuchhaltung im Bezug auf Entgeltzahlungen
- Beurteilung von Beschäftigungsverhältnissen (z.B. Scheinselbstständigkeit)
- Berechnung von Umlagen (z.B. Aufwendungsausgleichsgesetz)
Wann wird geprüft?
Betriebsprüfungen erfolgen meist in regelmäßigen Abständen, abhängig von der Größe des Unternehmens und der Branche. Zusätzlich kann eine Prüfung auch bei Unregelmäßigkeiten, wie auffälligen Steuererklärungen, angeordnet werden. Kleinere Unternehmen werden in der Regel weniger häufig geprüft als große Betriebe oder solche mit komplexen Strukturen.
So bereitest du dich auf die Betriebsprüfung vor
- Alle Unterlagen griffbereit haben
Eine gute Dokumentation ist das A und O. Stelle sicher, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und geordnet vorliegen,
wie z. B.:
- Buchhaltungsunterlagen
- Steuererklärungen und Bescheide
- Verträge und Rechnungen
- Lohnunterlagen etc.
Ein strukturierter Überblick spart Zeit und hinterlässt einen professionellen Eindruck.
- Digitalisierung nutzen
Heutzutage arbeiten viele Unternehmen mit digitalen Buchhaltungssystemen. Diese ermöglichen eine einfache und schnelle Bereitstellung aller relevanten Daten. Achte darauf, dass die Systeme GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) sind. - Frühzeitig Rücksprache halten
Bei komplexen Sachverhalten kann es sinnvoll sein, frühzeitig mit Ihrer Steuerberatung Rücksprache zu halten. So können etwaige Unklarheiten vorab geklärt werden, und du gehst sicher, dass alle Angaben korrekt sind. - Mitarbeitende informieren
Besonders bei einer Lohnsteuerprüfung ist es wichtig, dass die zuständigen Mitarbeitenden über die Prüfung und ihre Rolle im Prozess informiert sind. So können Fragen des Prüfers schnell beantwortet werden, und Missverständnisse werden vermieden. - Prüfung vor Ort oder digital?
Kläre im Vorfeld, ob die Betriebsprüfung vor Ort in Ihrem Unternehmen oder digital stattfinden wird. Im Falle einer digitalen Prüfung kannst du dich auf die elektronische Übermittlung der Daten vorbereiten.
Was tun, wenn es Unstimmigkeiten gibt?
Sollten während der Prüfung Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, ist es wichtig, Ruhe zu bewahren. Kläre die offenen Punkte in Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung und stelle sicher, dass Missverständnisse schnell ausgeräumt werden.
Fazit
Eine Betriebsprüfung muss kein Grund zur Sorge sein. Mit einer ordentlichen Buchhaltung, einer klaren Kommunikation und der Unterstützung durch Steuerprofis können Sie den Prozess souverän meistern. Betrachte die Prüfung nicht nur als Kontrolle, sondern auch als Möglichkeit, die eigenen Abläufe zu optimieren und in Zukunft noch effizienter zu gestalten. Gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem positiven Ergebnis – und damit kannst du der Betriebsprüfung gelassen entgegensehen.
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