Maßgeschneiderte Sportbekleidung trifft auf präzise Lohnabrechnung
Die Spized GmbH aus Köln ist ein aufstrebendes Unternehmen mit 43 Mitarbeitern, das sich auf die Produktion von maßgeschneiderter Sportbekleidung spezialisiert hat. Bei spized können Kunden ihre Trikots und Sportartikel individuell über einen 3D-Konfigurator gestalten. Somit stellen Sie ein Gegengewicht zur klassischen Massenproduktion dar, bei denen Kunden zwischen nur wenigen verfügbaren Design bzw. Farblinien wählen können. Mit über 200.000 Kunden hat sich spized mittlerweile im Teamsportmarkt etabliert und befindet sich weiter auf Wachstumskurs.
.png)
Die Herausforderung
Vor dem Wechsel zu cleverlohn stand spized vor erheblichen Herausforderungen in der Lohnabrechnung. Eine externe Steuerkanzlei hatte diese Aufgabe übernommen, doch die zuständige Person war keine ausgebildete Lohnbuchhalterin. "Das Problem vorher war eigentlich, dass kaum eine Lohnabrechnung richtig war", beschreibt Linda Strauch. Oft waren mehrere Personen – darunter auch sie selbst – in die Abrechnungen involviert, jedoch ohne das nötige Fachwissen. „Letztlich haben dann drei von uns – inklusive mir – mit gefährlichem Halbwissen versucht, das Ganze irgendwie hinzubekommen“, erinnert sie sich. Die Folge waren zahlreiche Fehler, die noch immer korrigiert werden müssen. „Wir sind immer noch dabei, jetzt, ein Dreivierteljahr später, Fehler von Anfang des Jahres zu korrigieren, was uns bei einer Prüfung böse auf die Füße fallen würde“, fügt Linda hinzu.
Der Wechsel zu cleverlohn
Im Mai 2024 fand die erste Einführung bei cleverlohn statt. „Uns wurde die Software gezeigt und erklärt, wo wir überhaupt etwas finden“, erinnert sich Linda Strauch. Der erste Lohnlauf über cleverlohn erfolgte im Juni. Seitdem wird die Lohnabrechnung vollständig über cleverlohn abgewickelt. Zwar traten zu Beginn noch kleinere Übertragungsfehler aufgrund der fehlerhaften Datengrundlage auf, doch die Verantwortung für die Fehlerfindung lag dabei nicht mehr bei spized. „Das Team von cleverlohn konnte uns dann genau sagen, wo noch Informationen fehlten und was wir nachtragen mussten“, erklärt Linda. Diese gezielte Unterstützung macht einen großen Unterschied, da das Team nun genau weiß, welche Schritte erforderlich sind.
Die Lösung
Mit cleverlohn an ihrer Seite kann spized die Lohnabrechnungen endlich korrekt und effizient durchführen. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass jeder Mitarbeitende nun einen eigenen Zugang zur Software hat. „Was natürlich ein extrem großer Vorteil ist, ist, dass jeder einfach einen Zugang hat. So muss ich keine wilden Lohnabrechnungen mehr per E-Mail durch die Gegend schicken“, erklärt Linda Strauch. Jeder kann seine Dokumente selbstständig einsehen, verwalten und auch seine Daten eigenständig ändern. Dies macht den zeitraubenden Austausch von Lohnabrechnungen per E-Mail überflüssig. Zusätzlich wird das Eintragen von Abwesenheiten erheblich vereinfacht. „Wir können jetzt zumindest Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit eintragen“, fügt Linda hinzu. Die Unterstützung durch das cleverlohn-Team, insbesondere durch die persönlichen Ansprechpartner, wurde als besonders wertvoll empfunden. „Das Team war wirklich großartig. Sie konnten uns genau sagen, wo noch Informationen fehlten und was wir nachtragen mussten“, betont Linda.
Das Ergebnis
„Ein Mitarbeiter hat in dem Monat zum ersten Mal eine korrekte Abrechnung erhalten“, berichtet Linda Strauch erleichtert. Die Zusammenarbeit mit cleverlohn hat den Zeitaufwand für die Lohnabrechnung erheblich reduziert und das Team kann sich wieder auf das Kerngeschäft konzentrieren. Trotz des Wachstums des Unternehmens auf mittlerweile 43 Mitarbeitende läuft die Lohnabrechnung nun effizient und fehlerfrei.
Empfehlung
Linda Strauch ist überzeugt: „Für Startups und kleinere Unternehmen ist cleverlohn der perfekte Partner.“ Die einfache Bedienung und die digitale Verfügbarkeit aller Dokumente machen cleverlohn zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung unkompliziert und professionell abwickeln möchten.