Komplexe Mitarbeiterstruktur erfordert flexible Abrechnungsprozesse
Sausalitos zählt zu den bekanntesten Gastronomieketten Deutschlands und betreibt insgesamt 47 Standorte im ganzen Land. Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Tex-Mex-Küche und vor allem für seine Cocktails und das Abendgeschäft bekannt. An vielen Standorten ist Sausalitos sowohl Restaurant als auch Bar und bietet Club-ähnliche Atmosphäre. Was viele nicht wissen: Trotz seiner starken Präsenz in der Gastronomie ist Sausalitos kein klassisches Franchise-Unternehmen, wie es in der Branche oft üblich ist. Stattdessen werden 45 der 47 Standorte direkt vom Unternehmen geführt.
Die Herausforderung
Vor der Zusammenarbeit mit cleverlohn wurde die Lohnbuchhaltung bei Sausalitos intern durchgeführt. Ein Inhouse-Team von vier Mitarbeitern war verantwortlich für die Abrechnung der Gehälter. Dies stellte sich jedoch zunehmend als schwierig heraus, insbesondere aufgrund personeller Veränderungen. „Wir hatten einfach nicht mehr die Kapazität, um die Lohnabrechnung intern fortzuführen“, erklärt Helga Zeck. Der Aufwand und die Komplexität der internen Abrechnung, insbesondere angesichts der vielen flexiblen Arbeitsmodelle wie Aushilfen und Studenten sowie der typischen Mitarbeiterfluktuation im Gastgewerbe, stellten eine ständige Herausforderung dar. Aus diesem Grund entschied sich das Unternehmen, die Lohnbuchhaltung auszulagern.
Der Wechsel zu cleverlohn
Der Kontakt zu cleverlohn entstand auf Initiative cleverlohns. Der Wechsel erfolgte im Juni 2023 und obwohl die Einführung anfangs einige Herausforderungen mit sich brachte. „Wir sind ja aus der Gastronomie, und bei uns ist es oft ein bisschen chaotischer – gerade weil wir viele verschiedene Modelle und flexibles Personal haben“, beschreibt Helga die Umstellung. Dennoch verlief der Wechsel erfolgreich und beide Seiten konnten präzise und effizient zusammen arbeiten. Die Integration der Systeme wurde, abseits weniger Excel-Auswertungen, nahezu gänzlich durchautomatisiert.
Die Lösung
Trotz der Herausforderungen konnte cleverlohn eine pragmatische Lösung bieten. Durch den regelmäßigen Datenaustausch konnten die Gehaltsabrechnungen schnell und zuverlässig abgewickelt werden. „Wir haben uns auf einen guten Weg geeinigt, wie wir zusammenarbeiten können“, erklärt Helga. Die Unterstützung von cleverlohn hat erheblich zur Entlastung des Teams beigetragen. Besonders geschätzt wird die Zuordnung eines festen Ansprechpartners bei cleverlohn, der in ständigem Kontakt mit dem Team von Sausalitos steht und Fragen und Anpassungen schnell und unkompliziert klärt.
Das Ergebnis
Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung hat Sausalitos eine erhebliche Entlastung gebracht. „Vorher hatten wir vier Mitarbeiter, die sich um die Lohnabrechnung gekümmert haben, jetzt ist diese Aufgabe komplett weg“, erklärt Helga. Der Wegfall dieser zeitaufwändigen Aufgabe spart dem Unternehmen rund vier Stunden pro Mitarbeiter und Woche. „Das ist eine erhebliche Zeitersparnis, die wir nun für andere Aufgaben nutzen können.“ Die Zusammenarbeit mit cleverlohn ermöglicht es dem Team von Sausalitos, sich stärker auf andere Bereiche der Buchhaltung und des Controllings zu konzentrieren.
Empfehlung
Helga Zeck zieht nach einem Jahr Zusammenarbeit eine positive Bilanz und empfiehlt cleverlohn besonders Unternehmen in der Gastronomie, die mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind: „Jeder, der keine Lust auf Lohnabrechnungen hat, sollte cleverlohn in Betracht ziehen. Es nimmt uns eine riesige Last ab und sorgt dafür, dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können.“ Besonders für Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen oder mehreren Standorten, wie es bei Sausalitos der Fall ist, sei cleverlohn eine gute Wahl.