Effizienz und Entlastung dank cleverlohn
Die DONE!Financials Group bietet Interim-Unterstützung in den Bereichen Accounting, Controlling und operativen Finanzdienstleistungen. Das Unternehmen verfügt über ein Expertenteam aus verschiedenen Ländern und ist dadurch weltweit aufgestellt. Mit über 40 Mitarbeitenden verzeichnet DONE!Financials ein starkes Wachstum und steht regelmäßig vor komplexen Herausforderungen im Finanzmanagement.
Die Herausforderung
Vor dem Wechsel zu cleverlohn wurde die Lohnabrechnung bei DONE!Financials eigenständig intern durchgeführt – ein zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. „Es konnte leicht einen ganzen Tag dauern, um alle Informationen zu sammeln, neue Mitarbeitende hinzuzufügen und Krankmeldungen sowie Urlaubsdaten zu aktualisieren“, erklärt Raya. Das Aggregieren von Daten per Mail und die anschließende Abrechnung in DATEV war zeitaufwendig und unstrukturiert. Mit der Zunahme auf 40 Mitarbeitende wuchs auch die Komplexität der Lohnabrechnungen, was das Risiko für Fehler und den sicheren Umgang mit sensiblen Daten erhöhte. „Wir wollten sicherstellen, dass alle Informationen korrekt in einem System zusammengeführt werden“, betont Raya. Angesichts des Wachstums des Unternehmens und des damit einhergehenden steigenden administrativen Aufwands in der Lohnabrechnung entschied sich das Unternehmen, die Lohnbuchhaltung auszulagern und fand in cleverlohn eine zuverlässige Lösung dafür.
Der Wechsel zu cleverlohn
Der Übergang zu cleverlohn begann Mitte Juli 2024 und verlief laut Raya „sehr organisiert und gut strukturiert“. Mit Unterstützung des cleverlohn-Teams, insbesondere der persönlichen Lohnbuchhalterin, konnte DONE!Financials die bestehenden Payroll-Daten ins neue System übertragen und alle Mitarbeitenden korrekt anlegen. Der Onboarding-Prozess, einschließlich aller Kommunikation, nahm insgesamt nur etwa sechs Stunden in Anspruch. „Eure Lohnbuchhalterin hat mich großartig unterstützt und dafür gesorgt, dass ich die Prozesse verstehe und Fehler korrigieren konnte“, berichtet Raya.
Die Lösung
Durch die Implementierung von cleverlohn konnte das Unternehmen den gesamten Lohnbuchhaltungsprozess zentralisieren und automatisieren. „Es war uns wichtig, eine Plattform zu haben, die uns bei der Verwaltung unterstützt und es uns ermöglicht, alle Informationen an einem Ort zu speichern,“ erklärt Raya. Früher musste ein:e Mitarbeiter:in einen ganzen Tag investieren, um den Prozess eigenständig durchzuführen. Dank cleverlohn ist dieser Aufwand jetzt erheblich reduziert, und die Lohnbuchhaltung kann auch ohne spezielle Expertise übernommen werden. „Jetzt benötige ich nur noch etwa zwei Stunden im Monat, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt sind,“ berichtet Raya. Auch die Transparenz und Organisation von Lohnabrechnungen und Verträgen haben sich deutlich verbessert. „Alles ist an einem Ort organisiert – Lohnabrechnungen, Krankmeldungen, Kündigungen – das ist ein großer Vorteil für uns.“
Das Ergebnis
Seit der Einführung von cleverlohn konnte DONE!Financials den Zeitaufwand für die monatliche Lohnabrechnung erheblich reduzieren. Anstatt dass ein Mitarbeiter mit der erforderlichen Expertise einen ganzen Tag dafür aufwenden muss, übernimmt nun cleverlohn die Arbeit, während Raya lediglich etwa ein bis zwei Stunden pro Monat benötigt, um die Daten zu überprüfen und die Abrechnungen korrekt abzuschließen. Die Entlastung ist deutlich spürbar: „Die Zeitersparnis und die bessere Organisation haben unseren Arbeitsalltag enorm erleichtert.“
Empfehlung
Für Raya ist klar, dass cleverlohn besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ideal ist: „Ich denke, dass cleverlohn besonders gut für KMUs geeignet ist, da es eine zentrale, leicht zu bedienende Plattform bietet. Man braucht keine spezielle Ausbildung, um die Software zu bedienen – das spart Kosten für zusätzliches Personal,“ erklärt sie. Das positive Feedback und die Zeitersparnis bestätigen, dass cleverlohn eine optimale Lösung für Unternehmen wie die DONE!Financials Group darstellt. Raya Grigorova sieht in der Zusammenarbeit klare Vorteile: „Die Zeit, die wir jetzt sparen, und die bessere Organisation machen einen großen Unterschied. cleverlohn ist definitiv eine Erleichterung für unser Unternehmen.“