Werkstudent:innen: Chancen und rechtliche Rahmenbedingungen für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen

Werkstudent:innen sind eine wertvolle Ressource in der Arbeitswelt. Sie bringen frische Perspektiven, neue Ideen und oft aktuelles Wissen aus ihrem Studium mit. Gleichzeitig bieten sie Unternehmen flexible Unterstützung und eine kosteneffiziente Arbeitskraft. Doch sowohl Arbeitgeber:innen als auch Werkstudent:innen müssen bestimmte rechtliche Rahmenbedingungen beachten, um die Vorteile dieser Beschäftigungsform optimal zu nutzen. In diesem Blogpost werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Aspekte und rechtlichen Anforderungen, die Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen im Umgang mit Werkstudent:innen berücksichtigen sollten.

Was sind Werkstudent:innen?

Werkstudent:innen sind „ordentlich Studierende“, die neben ihrem Studium in einem Unternehmen arbeiten. Diese Beschäftigungsform ist speziell für Studierende gedacht, um praktische Erfahrungen zu sammeln und ihr Wissen anzuwenden. Werkstudent:innen können in nahezu jedem Berufsfeld tätig sein, von der Verwaltung bis hin zu technischen oder kreativen Bereichen. Zu den „ordentlich Studierenden“ gehören Personen, die für ein Studium an einer Hochschule immatrikuliert sind (Studierende) oder für ihre fachliche Ausbildung eine Schule besuchen (Fachschüler:innen). Das Studium oder die Ausbildung muss dabei den größten Teil ihrer Zeit einnehmen. Ob man in einem Teilzeitstudium als Werkstudent:in arbeiten darf, sollte diesbezüglich individuell mit der Hochschule und der Krankenkasse geklärt werden. Studierende im Urlaubssemester können das Werkstudent:innenprivileg nicht nutzen, da ihr Studierendenstatus in dieser Zeit ruht.

Rechte und Pflichten von Werkstudent:innen

Arbeitszeit:

Werkstudent:innen dürfen während des Semesters maximal 20 Stunden pro Woche arbeiten. In den Semesterferien können sie bis zu 40 Stunden pro Woche arbeiten. Diese Regelung gewährleistet, dass das Studium im Fokus bleibt. Wichtig ist auch, dass die Stundengrenze über das Jahr hinweg gilt. Wird sie in mehr als 26 Wochen im Jahr überschritten, entfällt der Werkstudent:innenstatus – und damit auch das Werkstudent:innenprivileg.

Sozialversicherung:

Das sogenannte Werkstudent:innenprivileg stellt sicher, dass Werkstudent:innen von der Sozialversicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung befreit sind, solange sie die 20-Stunden-Grenze einhalten. Allerdings können sie sich nicht von den Rentenversicherungsbeiträgen befreien, sobald sie monatlich mehr als 538 Euro verdienen.

Steuern:

Werkstudent:innen müssen Lohnsteuer zahlen, wenn ihr Einkommen den steuerfreien Grundfreibetrag (2024: 11.604 Euro pro Jahr) überschreitet. Eine Einkommensteuererklärung im Folgejahr kann jedoch zu einer Rückerstattung führen, wenn der Freibetrag nicht voll ausgeschöpft wurde.

Vorteile für Arbeitnehmer:innen

Praxisnahe Erfahrung:

Werkstudent:innen können ihre theoretischen Kenntnisse aus dem Studium in die Praxis umsetzen. Dies verbessert ihre beruflichen Fähigkeiten und erleichtert den Einstieg in den Arbeitsmarkt nach dem Abschluss.

Flexible Arbeitszeiten:

Durch die Möglichkeit, während der Vorlesungszeit nur 20 Stunden zu arbeiten, lassen sich Studium und Job gut kombinieren. In den Semesterferien können Werkstudent:innen ihre Stunden erhöhen und so zusätzliche Einkünfte erzielen.

Vorteile für Arbeitgeber:innen

Frische Ideen und Flexibilität:

Werkstudent:innen bringen oft neue Perspektiven mit und können das Unternehmen mit innovativen Ideen bereichern. Die Möglichkeit, sie flexibel einzusetzen, insbesondere in intensiven Arbeitsphasen wie den Semesterferien, ist für viele Unternehmen ein Pluspunkt.

Talentförderung:

Für Unternehmen bietet die Beschäftigung von Werkstudent:innen die Möglichkeit, potenzielle zukünftige Mitarbeitende frühzeitig kennenzulernen. Viele Unternehmen nutzen diese Gelegenheit, um talentierte Werkstudent:innen nach ihrem Abschluss in ein festes Arbeitsverhältnis zu übernehmen.

Rechtliche Herausforderungen und Lösungen

Für Arbeitgeber:innen:‍

Neben den bereits erwähnten Regelungen zu Arbeitszeiten und Sozialversicherung müssen Arbeitgeber:innen sicherstellen, dass Werkstudent:innen nur dann als solche gelten, wenn sie die formalen Voraussetzungen erfüllen. Dazu gehört, dass sie an einer anerkannten Hochschule immatrikuliert sein müssen. Außerdem müssen die Studierenden dem Unternehmen Informationen zu allen aktuellen und früheren Beschäftigungen bereitstellen, damit dieser prüfen kann, ob die 26-Wochen-Regelung eingehalten wird. Teilzeitstudierende und duale Studierende sind in der Regel vom Werkstudent:innenprivileg ausgeschlossen. Studierende im Urlaubssemester können das Werkstudent:innenprivileg nicht nutzen, da ihr Studierendenstatus während dieser Zeit ruht.

Für Arbeitnehmer:innen:‍

Werkstudent:innen müssen darauf achten, die Stundengrenzen nicht zu überschreiten, um ihren Werkstudent:innenstatus zu behalten. Wird die Grenze länger überschritten, entfällt das Werkstudent:innenprivileg, und es können rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge nachgefordert werden. Auch müssen Werkstudent:innen ihren Arbeitgeber:innen über andere Jobs informieren, damit dieser die Einhaltung der 26-Wochen-Regelung sicherstellen kann.