Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung: Eine Checkliste für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Kurzfristige Beschäftigungen bieten eine flexible Möglichkeit, temporäre Arbeitsverhältnisse einzugehen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren davon, sei es zur Bewältigung von Saisonspitzen für Arbeitgeber oder zur Ergänzung eines bestehenden Einkommens für Arbeitnehmer, ohne zusätzliche Sozialabgaben leisten zu müssen. Damit beide Seiten die Vorteile voll ausschöpfen können, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Hier ist eine übersichtliche Checkliste, die die wichtigsten Kriterien abdeckt, ergänzt um spezifische Hinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Checkliste für kurzfristige Beschäftigungen

1. Beschäftigungsdauer

• Kriterien:
  • Maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr über alle Arbeitgeber hinweg. 
  • Bei mehreren kurzfristigen Beschäftigungen innerhalb eines Kalenderjahres müssen die Zeiten zusammengerechnet werden. 
  • Die Beschäftigung muss klar befristet und nicht regelmäßig sein. 
  • Ist die voraussichtliche Dauer zu Beginn unbekannt, ist eine kurzfristige Beschäftigung nicht möglich. 
  • Um von einer kurzfristigen Beschäftigung auszugehen, müssen mindestens zwei Monate zwischen zwei Einsätzen beim selben Arbeitgeber liegen.
• Arbeitgeber beachten:
  • Überwachen Sie die Beschäftigungsdauer und führen Sie eine genaue Dokumentation.
  • Stellen Sie sicher, dass zwischen den Einsätzen die Mindestpausen eingehalten werden.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Verfolgen Sie Ihre Beschäftigungszeiträume und informieren Sie sich über die Zusammenrechnung mehrerer kurzfristiger Jobs.
  • Achten Sie darauf, dass Ihre kurzfristigen Beschäftigungen nicht regelmäßig und kontinuierlich ausgeübt werden.

2. Befristung

• Kriterien:
  • Die Beschäftigung muss von vornherein befristet sein, entweder vertraglich oder durch die Natur der Arbeit.
  • Wenn die voraussichtliche Dauer zu Vertragsbeginn unbekannt ist, kann keine kurzfristige Beschäftigung vereinbart werden.
• Arbeitgeber beachten:
  • Stellen Sie sicher, dass die Befristung im Arbeitsvertrag klar festgehalten ist.
  • Vermeiden Sie Verträge, bei denen die Dauer der Beschäftigung nicht von Anfang an bekannt ist.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Überprüfen Sie, dass Ihr Arbeitsvertrag eine klare Befristung enthält.
  • Vermeiden Sie Beschäftigungen, bei denen die Dauer zu Beginn unklar ist.

3. Arbeitsentgelt

• Kriterien:
  • Es gibt keine obere Verdienstgrenze.
  • Bei einem Entgelt über 538 Euro pro Monat (ab 2025 556 Euro pro Monat) muss nachgewiesen werden, dass keine Berufsmäßigkeit vorliegt.
• Arbeitgeber beachten:
  • Beachten Sie, dass es keine Verdienstgrenze gibt, und dokumentieren Sie Entgelte über 538 Euro pro Monat sorgfältig.
  • Nachweise zur Berufsmäßigkeit bereitstellen, wenn das Entgelt diese Grenze überschreitet.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Informieren Sie sich über Ihre Einkommenshöhe und deren Auswirkungen auf die Sozialversicherungspflicht.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Beschäftigung als Nebentätigkeit eingestuft wird, wenn Sie über 538 Euro pro Monat verdienen.

4. Keine Berufsmäßigkeit

• Kriterien:
  • Die kurzfristige Beschäftigung darf nicht die Haupteinnahmequelle sein und muss eine wirtschaftlich untergeordnete Einkommensquelle darstellen.
  • Die Tätigkeit sollte nur neben einer Hauptbeschäftigung wie z.B. einer Voll- oder Teilzeitbeschäftigung, einem Studium, Schulbesuch oder einer Rente ausgeübt werden.
• Arbeitgeber beachten:
  • Stellen Sie sicher, dass die Beschäftigung nicht die Haupteinnahmequelle des Arbeitnehmers ist.
  • Dokumentieren Sie die Hauptbeschäftigung des Arbeitnehmers.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Achten Sie darauf, dass Ihre kurzfristige Beschäftigung eine Nebenbeschäftigung bleibt.
  • Halten Sie Nachweise über Ihre Hauptbeschäftigung bereit, wie z.B. eine Immatrikulationsbescheinigung bei einem Studium oder einen Arbeitsvertrag bei der Hauptbeschäftigung 

5. Sozialversicherung

• Kriterien:
  • Kurzfristig Beschäftigte zahlen keine Sozialabgaben.
  • Sie haben jedoch Anspruch auf Urlaub ab einer Beschäftigungsdauer von vier Wochen und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
• Arbeitgeber beachten:
  • Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung entfallen. 
  • Lediglich Beiträge zur Unfallversicherung, zur Insolvenzgeldumlage und zur Umlage U2 (“Mutterschaftsumlage”) fallen mit Beginn der Tätigkeit an, sowie Beiträge zur Umlage U1 (“Krankheitsumlage”) ab der vierten Woche nach Beginn der Tätigkeit.
  • Beachten Sie, dass auch bei einer kurzfristigen Beschäftigung Urlaubs- und Krankheitsansprüche bestehen. 
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über ihre Rechte.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Verstehen Sie, dass Sie keine Sozialabgaben zahlen müssen.
  • Informieren Sie sich über Ihre Ansprüche auf Urlaub und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

6. Steuern

• Kriterien:
  • Kurzfristig Beschäftigte zahlen regulär Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.
  • Arbeitgeber können unter bestimmten Voraussetzungen die Lohnsteuer pauschal berechnen.
• Arbeitgeber beachten:
  • Führen Sie die reguläre Lohnsteuer für Ihre kurzfristig Beschäftigten ab oder nutzen Sie die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung.
  • Dokumentieren Sie die steuerlichen Abgaben sorgfältig.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Seien Sie sich bewusst, dass Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer anfallen.
  • Informieren Sie sich, wie diese Steuern berechnet und abgeführt werden.

7. Anmeldung

• Kriterien:
  • Arbeitgeber müssen kurzfristig Beschäftigte bei der Minijob-Zentrale an- und abmelden.
  • Die Jahresmeldung für die Unfallversicherung bei der Berufsgenossenschaft muss die Arbeitszeiten der kurzfristig Beschäftigten beinhalten.
• Arbeitgeber beachten:
  • Melden Sie Ihre kurzfristig Beschäftigten rechtzeitig bei der Minijob-Zentrale an und ab.
  • Erfassen Sie die Arbeitszeiten für die Jahresmeldung zur Unfallversicherung.
• Arbeitnehmer beachten:
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitgeber Ihre Beschäftigung korrekt anmeldet.
  • Bewahren Sie Unterlagen zu Ihren Arbeitszeiten und Anmeldungen auf.

Fazit

Kurzfristige Beschäftigungen sind eine attraktive Möglichkeit, flexible Arbeitsverhältnisse zu gestalten. Mit dieser Checkliste sind sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bestens gerüstet, um die rechtlichen Vorgaben einzuhalten und die Vorteile dieser Beschäftigungsform voll auszuschöpfen. Bei Fragen oder Unsicherheiten empfehlen wir, sich an Experten für Arbeitsrecht oder Lohnbuchhaltung zu wenden.

Wenn Sie Unterstützung bei der Lohnabrechnung oder der Verwaltung kurzfristiger Beschäftigungen benötigen, steht unser Team Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und erfahren Sie mehr über unsere digitalen Lösungen für eine effiziente Lohnbuchhaltung!

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Quellen: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Deutsche Rentenversicherung, Personio.de